属人化ロス

属人化によるロスは、業務の効率を低下させ、組織全体にリスクをもたらします。これを防ぐためには、業務や知識の共有を積極的に行い、業務の分散化やスキルの標準化を図ることが必要です。適切な対策を講じることで、企業は属人化によるリスクを減らし、持続可能な成長を支えることができます。

こんなことってありませんか？

• 特定の社員に依存して、仕事の進行がその人のスケジュールに左右されていると感じたことがある
• ある部署に特定のスキルを持った社員が多く、その人が退職すると業務が滞ったことがある
• 他の社員に業務を引き継ぐ際に、知識やノウハウが不足していて、スムーズに引き継げなかった
• 会社の重要な情報が一部の社員のみに集約され、その社員が不在の時に仕事が止まったことがある
• 自分が担当している仕事が他のメンバーに渡せないため、負担が重く感じることがある

属人化によるロスとは

属人化によるロスとは、特定の個人に依存しすぎることによって生じる業務の非効率や損失を指します。業務の一部や重要な知識、スキルが特定の人に集中している状態で、その人がいなくなったり、休んだりすると、業務が停滞したり、引き継ぎがスムーズに行われないなどの問題が発生します。属人化によるロスは、組織全体の生産性を低下させ、リスク管理や業務の継続性に悪影響を及ぼします。

主なトラブル

属人化によるロスが引き起こす主なトラブルには以下のものがあります。

• 業務の停滞：特定の社員が不在になったり、退職したりすると、その人が担当していた業務が停滞し、他の社員が対応できなくなります。
• 知識・ノウハウの喪失：特定の社員が持っている専門知識やノウハウが他の社員に伝わっていない場合、業務の引き継ぎに支障をきたし、効率が落ちます。
• 負担の集中：特定の社員に依存しているため、その社員に業務の負担が集中し、過重労働が発生することがあります。
• リスク管理の不備：重要な業務が一部の人に依存しているため、その人がいなくなるとリスクが顕在化し、企業の継続性に悪影響を与えることがあります。

発生プロセス

属人化によるロスが発生するプロセスは以下の通りです。

• 業務の集中化：特定の社員が特定の業務やスキルを担当し、その人に頼る形で業務が進行します。
• 知識の非共有：業務の中で得られた知識やスキルが、その社員のみに蓄積され、他の社員に共有されません。
• 依存の増加：業務がその社員のスケジュールや状況に依存するようになり、他の社員がその業務を引き継げない状況が作られます。
• 不在による問題発生：その社員が不在になった場合、業務が滞ったり、トラブルが発生し、引き継ぎが困難になります。

主な要因

属人化によるロスが発生する主な要因には以下のものがあります。

• 知識・ノウハウの共有不足：社員間での情報共有やノウハウの伝承が不十分な場合、特定の社員に業務が依存しがちになります。
• 業務の分担不均衡：特定の業務が一部の社員に偏ることで、その社員が業務を抱え込み、他のメンバーが関与しづらくなります。
• スキルの非標準化：業務に必要なスキルや知識が標準化されておらず、特定の社員の能力に依存することになります。
• 人員不足や管理の不備：十分な人員がいない場合、少数の社員が多くの業務を担うことになり、属人化が進んでしまいます。

対策

属人化によるロスを防ぐための対策は以下の通りです。

• 業務の分散化：業務や知識をできるだけ複数の社員で担当し、特定の人に依存しないようにします。定期的な業務の見直しを行い、業務を平等に分担することが重要です。
• 情報共有の促進：ナレッジマネジメントシステムやドキュメント管理ツールを活用し、重要な情報やノウハウを全社員で共有することが推奨されます。
• 定期的なスキルのトレーニング：社員全員に必要なスキルや知識を教育し、特定の人に依存せずに業務を進められるようにします。
• 引き継ぎ計画の整備：業務やプロジェクトの引き継ぎを円滑に行うための計画や手順を整備し、急な対応にも対応できるようにします。